Henkilötietojen käsittely

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Marjatta-Säätiön tarjoamiin palveluihin, joissa se on reksiterinpitäjä. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten tulevien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn heidän hakeuduttua Marjatta-Säätiön palveluiden piiriin.

Rekisterin pitäjä: Marjatta-Säätiö, Eteläinen Rastitie 12, 01360 VANTAA.
GSM: 050 911 9840.
Kotisivut: www.marjattasaatio.fi

Tietosuojavastaava:
Anu Kokko, s-posti
anu.kokko@marjattasaatio.fi
GSM: +358 503 374 131.

Marjatta-Säätiö kunnioittaa asiakkaiden yksityisyyttä ja kiinnittää erityistä huomiota tietojen suojaamiseen ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Marjatta-Säätiölle on laadittu erilliset ohjeet tietosuoja- ja tietoturvan toteutumisesta. Ohjeet määrittelevät ne periaatteet, vastuut, velvoitteet, toimintatavat sekä seurannan ja valvonnan, joita Marjatta-Säätiössä noudatetaan tietosuojan ja -turvan toteuttamisessa ja kehittämisessä. Jokainen työntekijä ja tietojärjestelmien käyttäjä on koulutettu tietosuoja-asetuksen vaatimuksista, tuntee tietosuosuoja- ja tietoturvaohjeen sekä noudattaa sitä kaikessa toiminnassaan.

Ohjeilla ja koulutuksella varmistetaan tietosuojan toteutuminen sekä pyritään estämään tietoturvaloukkaukset sekä ulkopuolisten asiaton pääsy tietojärjestelmiin ja/tai niiden valtuudeton käyttö, estämään tietojen tahaton tai tahallinen tuhoutuminen tai vääristyminen sekä minimoimaan aiheutuvat vahingot.

Ohjeita ja käytäntöjä päivitetään säännöllisesti takaamaan paras mahdollinen tietosuojan ja -turvan taso.

Henkilötietoja käsitellään mm.:

• Marjatta-Säätiön palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen
• asukkaiden valintaan Marjatta-Säätiön ylläpitämiin senioriasuntoihin
• asukkaan palveluiden, hoidon ja huolenpidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
• yhteydenpitoon ja yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat:

• sopimussuhde, joka perustuu Marjatta-Säätiön omistaman asunnon vuokraamiseen ja sopimukseen toteutettavista palveluista. Asukashakemusten käsittely perustuu
  sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, eli vuokralaisen valintaan hakijan pyynnöstä
• lakisääteiset velvoitteet (mm. potilas- ja kirjanpitolainsäädäntö, raportointivelvoite)
• henkilötietojen kerääminen ja käsittely on välttämätöntä Marjatta-Säätiön ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Marjatta-Säätiön palveluiden tuottamiseksi (mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, ei esimerkiksi vuokrasopimusta voida tehdä, eikä Marjatta-Säätiö voi täyttää palvelun toteuttamiseen tai lainsäädäntöön perustuvia
  velvoitteita).

Marjatta-Säätiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä Tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

1. Yhteystiedot: rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
2. Tunnistamistiedot: rekisteröidyn henkilötunnus ja syntymäaika.
3. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, ja muut
   asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.
4. Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot.
5. Hoito- ja palvelutoimintaa koskevat tiedot.
6. Asiakkaan terveystiedot, jotka saadaan asiakkaalta hänen suostumuksellaan tai
   suoraan lääkäriltä asiakkaan suostumuksella.
7. Palvelun ja hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan
   turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten hoidossa kertyvät tiedot.
8. Tietojen luovutuksia koskevat tiedot, luovutusten perusteet sekä luovutusta koskevat muut merkinnät.
9. Marjatta-Säätiöllä on tallentava kameravalvonta ja sitä seuraavat omat
   kiinteistöhoitajat. Valvontakamerat sijaitsevat uloskäynneillä.
   Tallenteita käytetään vain mahdollisten häiriötilanteiden selvittämisessä.
10. Rekisteröidyn antamat suostumukset erityisten henkilötietoryhmiin liittyvien tietojen kuten terveystietojen käsittelyyn sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään seuraavissa yhteyksissä: asiakkaaksi hakeminen, vuokrasopimuksen ja palvelusopimuksen solmiminen, palvelutarpeen arvioiti tai muulloin asiakassuhteen aikana. Henkilötietoja voivat antaa rekisteröidyn laillinen edustaja tai lähiomainen sekä hoitohenkilöstö. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan saada terveydenhuollon potilasreksiteristä ja sosiaalihuollon asiakasreksiteristä sekä sosiaali- ja terveydenhuollon lähete- ja maksusitoumustiedoista.

Marjatta-Säätiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen. Sähköisessä muodossa olevat tiedot poistetaan käsittelytarpeen päätyttyä.

Alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Säätiön ulkoistaessa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, varmistaa yhtiö riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Marjatta-Säätiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Marjatta-Säätiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika niiden päättymisen jälkeen.

Asukashakemuksia säilytetään 12 kuukautta vastaanottamisesta, ellei siihen mennessä ole asuntoa tarjottu. Mikäli hakija tulee valituksi asukkaaksi, säilytetään hakemus vielä 6 kuukautta valinnan jälkeen. Asiakirjat tuhotaan kuten edellä.

Kameravalvontatallenteet säilytetään 4 viikkoa ja sen jälkeen ne tuhoutuvat automaattisesti.

Rekisteröidyn henkilötietoja käsittelevät vuokrasuhteen tai palveluiden hoitamiseen osallistuvat työntekijät ja vain siltä osin kuin heillä on tietojen käsittelyyn oikeus.

Marjatta-Säätiö voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille ja varmistaa sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Asiakkaan suostumuksen perusteella lähetettäessä asiakasta sairaalaan, tulostetaan asukastieto-ohjelmasta lähete, joka sisältää henkilötiedot, tiedot lääkkeistä ja terveydentilasta sekä omaisten yhteystiedot.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa mm. viranomaisille, esimerkiksi kunnille. Tietoja luovutetaan lainsäädännön edellytysten mukaisesti terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja kansallinen sähköiseen terveysarkistoon (KANTA-tietokanta).

Terveyden- ja sosiaalihuollon rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten luovutetaan Hoitoilmoitusrekisteri eli HILMO-tiedot kerran vuodessa. Nämä tiedot sisältävät henkilötiedot, tulo- ja lähtöpäivän, toimintakyvyn sekä tarkoituksenmukaisen asuin-/hoitopaikan.

Lisäksi rekisteröidyn henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan lähiomaiselle tai vastaavalle läheiselle potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaisten edellytysten täyttyessä (esimerkiksi tärkeä hoitopäätökset, mikäli henkilö ei ole kykenevä itse ilmaisemaan tahtoaan).

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet ja ne on informoitu asiakkaille:

• tietojen tarkastusoikeus
• oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja
• oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot
  kirjallisesti tai sähköisessä muodossa
• oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
• oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa
  poistamista
• Marjatta-Säätiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa
  käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai
  vanhentuneen henkilötiedon
• oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle
• oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa
  virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Marjatta-Säätiö rajoittaa tietoihin pääsyä
• oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus
  kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten
• jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen,
  rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen
  käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun
  käsittelyyn

Kaikki tietosuojaa ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle (yhteystiedot sivun alussa).

Ennen tietojen tarkastelua rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan, minkä johdosta saatamme joutua kysymään lisätietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Marjatta-Säätiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai Marjatta-Säätiön lakisääteisen oikeuden johdosta esim. Marjatta-Säätiöön kohdistettu velvoite tai vaade.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 566 6700
Faksi: 029 566 6735

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta internetsivullemme (uusimman version tietosuojaselosteesta) ja jokaisessa kerroksessa olevaan asukkaiden tietosuoja-asetus kansioon.